Dokumentenmanagement
Ihre Vorteile:
- ermöglicht Erfüllung gesetzlicher Vorschriften
- beschleunigt die Suche nach sämtlichen Dokumenten
- modular aufgebaut, gute Skalierbarkeit
- einfache Digitalisierung von Papierdokumenten spart Platz und erhöht Verfügbarkeit
- Speichern und Öffnen bleibt wie gehabt in Windows
- geringer Schulungsbedarf durch bekannte Bedienung
Eigentlich ist Dokumentenmanagement nur ein Teil der Lösung. Der Oberbegriff heißt ECM - Enterprise Content Management. Die Definition von ECM ist wie folgt: „Enterprise-Content-Management umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“ (AIIM international 2008).
Also geht es im Grunde darum, ALLE Dokumente in Ihrem Unternehmen digital abzuspeichern, nach Bedarf zu archivieren (Dokument wird weder lösch- noch änderbar) und leicht findbar zu machen. Dabei alles unter der Prämisse, dass der User die entsprechenden Rechte hat. Wir arbeiten in diesem Bereich mit der windream GmbH zusammen.
Das windream System ist wie PP EASE grundsätzlich für Windows Betriebssysteme ausgelegt. Das sorgt dafür, dass windream besonders einfach zu bedienen ist, weil es sich in Windows integriert. Dies ist auf dem Markt einzigartig und weltweit patentiert. Die Vorteile dabei ergeben sich aus der Funktion. Sie nutzen als Anwender einfach die bekannte Windows Steuerung, um Dateien in Ordner abzulegen oder zu öffnen. Es ist keine extra Anwendung notwendig. Am Speichervorgang ändert sich lediglich, dass sich ein Dialogfenster öffnet, in dem das Dokument verschlagwortet oder indexiert werden kann. Dadurch ist es möglich das Dokument eben über diese Schlagwörter schnell wiederzufinden.
Dadurch dass mit windream alle Dokumente schnell zu finden sind, ohne in die Aktenkammer rennen zu müssen, sparen Sie Zeit und auf Dauer sogar die ganze Aktenkammer. Zudem ist durch ein hochflexibles Berechtigungskonzept sichergestellt, dass nur diejenigen die Dokumente sehen, die das auch dürfen. Diese Unterteilung ist in der Aktenkammer eher schwierig darzustellen.
Dazu kommt die Möglichkeit durch Dokumentenlebenszyklen Aufbewahrungs- sowie Löschfristen einzuhalten, ohne darüber nachdenken zu müssen. Auch spielt es bei windream keine Rolle welches Dateiformat Sie abspeichern wollen, in ihren normalen Windows Ordner legen Sie ja auch alles ab.
So wie PP EASE sind die Komponenten von windream modular aufgebaut, sodass Sie eine maßgeschneiderte Lösung bekommen, die jederzeit nach Ihren Bedürfnissen erweitert werden kann.
PP EASE Integration
Als Integrationspartner von windream haben wir die Möglichkeit, das ECM System optimal an PP EASE anzubinden. So können in PP EASE erstellte Dokumente direkt in windream gespeichert werden, ohne dass jemand diese anfassen muss. Die Verschlagwortung wird vom System vorgenommen.
Als Partner haben wir zudem eine enge Beziehung zum Hersteller, sodass wir von der Konzeption bis zur Umsetzung einen vollumfänglichen Service anbieten können.
Revisionssichere Archivierung
Wenn Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente ( Rechnungen usw.) speichern möchten, ist eine revisionssichere Archivierung notwendig, um den gesetzlichen Ansprüchen zu genügen.
Ein wichtiger Bestandteil für die Revisionssicherheit ist ein Archivsystem, dass vor Veränderung und Verfälschung der Dokumente schützt und das die nötigen Berechtigungen für Nutzer einstellbar macht. Das alles ist mit windream softwareseitig abdeckbar.
E-Mail Management und Archivierung
Alle E-Mails die Geschäftsrelevanz haben, müssen archiviert werden. Klassisches Beispiel: die Eingangsrechnung. Wenn Sie eine Rechnung digital erhalten, muss diese auch digital archiviert werden. Ausdrucken ist laut GoBD nicht zulässig. Denn, das Original muss abgespeichert werden, und das ist eben digital.
Das E-Mail-Archivierungssystem archiviert sowohl alle Nachrichtentexte als auch die assoziierten Anlagen. Auf der Clientseite werden die E-Mails aus Microsoft Outlook vom Exchange Server nach windream verschoben. Dieser Prozess erfolgt nach individuell definierbaren Regeln, die sich mit Hilfe eines Regelassistenten schnell und komfortabel erstellen lassen. Speichern Sie Ihre Mails und deren Anhänge passend zu den Vorgängen, zu denen sie gehören.
Sodass zum Beispiel alle Mails mit einem bestimmten Kunden in einem designierten Ordner gespeichert werden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Kontakte. Zur automatisierten Archivierung lassen sich Postfächer und öffentliche Ordner als Quellordner des Microsoft Exchange Servers mit ausgewählten Zielordnern des windream-Servers verbinden.
Bei der manuellen Archivierung, eine weitere Option neben der automatischen, können Anwender zum Beispiel den zu archivierenden Nachrichten Ordner- und Dokumenttypen zuordnen oder das Zielverzeichnis in windream selber bestimmen.
Work Flow Management
Sorgen Sie dafür, dass nichts mehr vergessen oder liegen gelassen wird, mit dem BPM Modul (Business Process Management).
Durch die Möglichkeit, reale Geschäftsprozesse auf einer virtuellen Ebene genauestens abzubilden, unterstützt windream BPM Unternehmen nicht nur in der zeitökonomischen Abwicklung täglich wiederkehrender Abläufe, sondern steigert dadurch auch ihre Wettbewerbsfähigkeit in gravierendem Maße. In diesem Kontext ist vor allem auch die Informationsverbreitung von entscheidender Bedeutung.
So können mit windream BPM beispielsweise alle an einem Geschäftsvorgang beteiligten Personen jederzeit über den aktuellen Status oder den erfolgreichen Abschluss eines Prozesses informiert werden. Dies trägt zu einer deutlich verbesserten Kommunikation in Unternehmen bei. Unternehmensspezifische Geschäftsvorgänge, die nach festen Regeln ablaufen, lassen sich sogar vollständig automatisieren.
Auch eine internetbasierte Variante ist verfügbar, somit können Prozesse standortunabhängig gesteuert werden.
Digitalisierung von Papierdokumenten
Egal wie sehr man die Digitalisierung forciert, irgendwelche Dokumente werden immer per Post ins Haus flattern. Dazu kommen die Papierdokumente, die schon längst in Ordnern verstauben, aber nicht weggeschmissen werden dürfen oder sollen. Wie bekommt man diese Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem?
Den Anfang macht immer ein Scanner, mit dem die Dokumente digitalisiert werden. Anschließend können die Scans in einem Arbeitsgang bearbeitet, indiziert und inklusive der Indexdaten exportiert werden. Dies kann natürlich auch mit schon vorhandenen PDFs durchgeführt werden. Alternativ können über eine OCR Software (Optical Character Recognition) die Dokumente für Maschinen lesbar und viel interessanter: vollständig durchsuchbar gemacht werden.
